Исполнительная документация показывает, что фактически построено и проверено на площадке. Комплект формируется по ходу работ, а к завершению строительства его сверяют, устраняют пробелы и передают на хранение.
Какой документ регулирует состав
Части 1.4 и 1.5 статьи 52 ГрК РФ связывают исполнительную документацию с фактическим выполнением решений проектной и рабочей документации. Состав и порядок ведения установлены приказом Минстроя России от 16 мая 2023 года № 344/пр. При подготовке комплекта в 2026 году учитываются изменения, вступившие в силу с 1 марта 2026 года, в том числе предусмотренные форматы цифровых моделей.
Перечень для конкретного объекта определяет и утверждает застройщик, технический заказчик либо иное указанное в порядке ответственное лицо. Лицо, осуществляющее строительство, формирует и ведёт документы по этому перечню. Поэтому в начале стройки нужно распределить роли и установить, кто получает материалы от субподрядчиков.
Что включают в комплект по фактическим работам
Приказ предусматривает акты геодезической разбивочной основы и разбивки осей, освидетельствования скрытых работ, ответственных конструкций и участков инженерных сетей. В состав также входят рабочие чертежи с отметками о соответствии выполненному или согласованных изменениях, исполнительные геодезические схемы и схемы фактических результатов работ. Наличие документов проверяют применительно к тому, что действительно строилось или реконструировалось.
Отдельный блок составляют акты испытаний устройств и опробования инженерных систем, результаты обследований и лабораторных испытаний в рамках строительного контроля. Нужны документы входного контроля материалов, изделий, конструкций и оборудования, общий и специальные журналы. Замечания уполномоченных участников строительного контроля также входят в предусмотренный состав: их нельзя выбросить из архива, оставив только положительные результаты.
Почему скрытые работы нельзя закрывать одним итоговым актом
После устройства следующего слоя или конструкции осмотреть предыдущий результат иногда невозможно без разборки. Именно поэтому соответствующие этапы освидетельствуют до их сокрытия. В акте должно быть понятно, какие работы проверены, на каком участке, по каким проектным решениям и с использованием каких подтверждающих материалов.
Если акт отсутствует, сначала установите, сохранился ли доступ к результату работ и какие проверки реально проводились. Технический специалист определит необходимый способ восстановления сведений: обследование, испытание, вскрытие либо иные обоснованные действия. Нельзя подписывать документ задней датой так, будто освидетельствование состоялось своевременно. Фактическую проверку и причину отсутствия первоначального акта отражают достоверно.
Кто подписывает документы
Порядок содержит состав участников подписания с учётом их роли. Это представители заказчика и лица, осуществляющего строительство, по вопросам строительного контроля, представитель исполнителя строительства, непосредственного исполнителя соответствующих работ. В предусмотренных случаях участвуют привлечённый проектировщик и организация, эксплуатирующая сети. Набор подписей сопоставляют с видом документа и фактическими участниками, а не копируют из чужого образца.
Проверьте полномочия представителей на соответствующую дату. В исполнительных чертежах отметки делает ответственное за производство работ лицо, полномочия которого подтверждены распорядительным документом. Подпись любого сотрудника субподрядчика не заменяет установленное участие строительного контроля. При смене исполнителя сохраните документы, показывающие, кто отвечал за каждый период и участок работ.
Бумажная или электронная форма
По решению уполномоченного лица документацию ведут на бумаге либо в электронной форме без обязательного дублирования на бумаге при соблюдении установленных требований. Электронный архив должен содержать надлежащие подписи, а не только изображения подписанных страниц. Приказ допускает предусмотренную усиленную неквалифицированную подпись установленного вида либо усиленную квалифицированную электронную подпись.
Общий электронный формат связан с применением опубликованных XML-схем. Если подходящая схема отсутствует, пункт 5 устанавливает допустимые альтернативы: текстовые форматы, PDF для соответствующего содержания, IFC или иной открытый формат для цифровых информационных моделей, LandXML либо иной открытый формат для инженерной цифровой модели местности. Последние положения действуют с марта 2026 года. Нельзя произвольно заменить обязательный XML обычным PDF только потому, что его удобнее открыть.
Сверка перед приёмкой архива
Начните с утверждённого перечня и реестра фактически выполненных работ. Для каждой конструкции или системы установите комплект связанных актов, схем, испытаний и документов материалов. Сравните обозначения осей, этажей, участков сети и даты. Испытание оборудования должно относиться к установленному устройству, а исполнительная схема к фактическому месту его расположения.
Проверьте связь с изменениями проекта. Исполнительная документация фиксирует отклонения, но не делает их допустимыми автоматически. Если обнаружена замена решения, нужны предусмотренные согласования, подтверждения или экспертная оценка. Отметка на чертеже не заменяет обязательное изменение разрешительного документа.
Передача и срок хранения
Во время работ документация хранится у лица, осуществляющего строительство. Для объекта, подлежащего государственному строительному надзору, если договор не установил срок передачи, пункт 7 предусматривает передачу заказчику на постоянное хранение в течение пяти рабочих дней с даты получения заключения о соответствии. Для бумажного ведения порядок также связывает передачу с подписанием документов и приёмкой работ либо договорным сроком с указанными ограничениями.
Не применяйте правило пяти дней ко всем объектам без проверки условий. Зафиксируйте в договоре и акте передачи срок, состав, формат и получателя архива. Приказ требует хранить исполнительную документацию в течение всего срока эксплуатации объекта. Электронная система должна обеспечивать резервное копирование, восстановление документов и подписей, а также регистрацию операций и изменений.
Что собственник должен получить на выходе
Полезный результат приёмки состоит из самого проверяемого архива, подписанной описи, подтверждения передачи и перечня оставшихся недостатков с ответственными исполнителями. Электронные материалы проверьте на открытие и наличие подписей до закрытия доступа подрядчика. Для бумажных документов сопоставьте количество экземпляров и участников подписания с требованиями порядка.
Такой комплект нужен и после ввода: при обследовании, реконструкции, обнаружении дефекта, замене инженерной сети. Он помогает установить фактическое устройство здания, но не подменяет разрешение на ввод или технический план для кадастрового учёта.